דרוש/ה מזכיר/ת לשכה במוסד אקדמי באיזור המרכז
היקף המשרה:
עד ספטמבר 2024: משרה חלקית, כ-4 שעות עבודה ביום, בשעות גמישות, כאשר העבודה תתבצע בברובה מרחוק (מהבית)
החל מספטמבר 2024: משרה מלאה, כ-8 שעות עבודה ביום מהמשרדים באיזור המרכז.
הגדרת התפקיד:
ניהול יומן ותיאום פגישות רבות ממשקים עם גורמי פנים וחוץ ארגוניים.
ניסוח מכתבים רשמיים באנגלית ובעברית.
מענה טלפוני ומתן שירות לפונים ללשכה.
עבודה מול נושאי התפקידים בלשכה לפי הנדרש.
עבודה מול ממשקים שונים בקמפוס.
סיוע אדמיניסטרטיבי וליווי אירועי בית הספר.
מעקב ובקרה אחר משימות.
משימות נוספות לפי צרכי הלשכה כפי שידרשו מעת לעת.
דרישות התפקיד:
ניסיון בניהול משרד ו/או ניהול אדמיניסטרטיבי.
ניסיון בניהול פרויקטים ועבודה בממשקים מרובים.
גישה פרקטית, יעילות וזריזות בעבודה, יחד עם קפדנות בביצוע.
שליטה מלאה בתוכנות אופיס ויכולת טכנית ללימוד מהיר של תוכנות חדשות.
ייצוגיות ויכולת ביטוי גבוהה בע"פ ובכתב באנגלית ובעברית.
יכולות ניסוח באנגלית ברמה גבוהה מאוד בכתב ובע"פ (יתרון לאנגלית כשפת אם).
תודעת שירות גבוהה, עבודת צוות ויחסי אנוש מצוינים.
דיסקרטיות
יכולת עמידה בלחץ וביצוע מספר משימות במקביל.
תואר אקדמי – יתרון
מוסד להשכלה גבוהה
**יתכנו תהליכי גיוס ארוכים ואיטיים. נדרשת סבלנותכם**
עובדים עם אולג'ובס. מועמדים ממקור זה יהיה מוכרים.
+90
1. האם יש לך ניסיון בתפקידי ניהול משרד ו/או ניהול אדמיניסטרטיבי מהשנתיים האחרונות?
2. יש לציין 2-3 פרוייקטים שביצעת במסגרת עבודתך זו:
3. האם יש לך שליטה מלאה בתוכנות אופיס?
4. במסגרת התפקיד נדרשת פנייה רישמית בכתב ובע"פ למוסדות אקדמיים בחו"ל וניהול תקשורת שוטפת מולם באנגלית ברמת ניסוח גבוהה, רהוטה וללא שגיאות - האם יש לך את היכולות הללו?
5. האם ברשותך תואר אקדמי? – יתרון
6. היקף המשרה עד ספטמבר 2024: כ-4 שעות עבודה ביום, בשעות גמישות, שיתבצעו ברובן מרחוק (מהבית), נדרשת נכונות להגעה לעיתים למשרדי הארגון באיזור הרצליה - האם מקובל עליך?
7. היקף המשרה החל מספטמבר 2024: כ-8 שעות עבודה ביום ממשרדי הארגון בהרצליה (ללא היברידיות) - האם מקובל עליך?
8. מהו טווח צפיות השכר שלך עבור משרה של כ-90 שעות חודשיות?
9. מהי זמינותך לתחילת עבודה?